AREAS FUNCIONALES
Independientemente de su tamaño, para lograr sus objetivos, toda empresa lleva cabo siete funciones básicas; elaborar el producto, venderlo, manejar el dinero para producirlo a la vez que controlar las ganancias que obtiene, registrar y manejar la información y coordinar al personal para que desempeñe sus labores. Estas cinco funciones son conocidas como áreas funcionales o departamentos de la empresa, se les conoce comúnmente como producción, mercadotecnia, finanzas, sistemas, recursos humanos, compras y ventas. Respectivamente. La magnitud de estas áreas y sus nombres, así como el número de personal que las integra varían de acuerdo con la complejidad, el tamaño y las características específicas de cada empresa.
PRODUCCION:
La producción y la fabricación de un bien o servicio conforman la administración de operaciones. La función de producción comprende todo el proceso que se sigue desde que llega la materia prima hasta que esta se convierte en producto terminado. En las empresas de servicios y comercializadoras esta función es conocida como operación.
FUNCIONES:
1. INGENIERIA DEL PRODUCTO: Es una disciplina de la ingeniería cuyo objeto es el diseño y desarrollo de productos desde la concepción inicial hasta su puesta en el mercado. Implica una continua toma de decisiones basadas en conocimiento positivo para ir modelando el producto que se desarrolla de acuerdo a factores.
Diseño del producto. Pruebas de ingeniería. Asistencia a la MkT.
2. INGENIERIA DE LA PLANTA: Es el estudio de los tiempos y costos de producción para optimizar la producción es decir minimizar tiempos y costos de producción. Esto permite sacar producto terminado de menor costo.
Diseño de instalaciones y sus especificaciones. Mantenimiento y control del equipo.
3. INGENIERIA INDUSTRIAL: Es una rama de la ingeniería que se ocupa del desarrollo, mejora, implantación y evaluación de sistemas integrados de gente, riqueza, conocimientos, información, equipamiento, energía, materiales y procesos.
Estudio de métodos. Medida del trabajo. Distribución de la planta.
4. PLANEACION Y CONTROL DE LA PRODUCCION: El planeamiento y control de la producción hace exactamente lo que su nombre dice: planea y controla la producción.
Programación. Informes de avances. Estándares.
5. ABASTECIMIENTO: Es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad económica en tiempo, forma y calidad.
Trafico Embargo. Compras locales e internacionales. Control de inventarios. Almacén.
6. FABRICACION: ES la producción de objetos a través de medios de tipo mecánicos, o bien implicar la construcción o elaboración de algo.
Manufactureras. Servicios.
7. CONTROL DE CALIDAD: Son todos los mecanismos, acciones, herramientas que realizamos para detectar la presencia de errores.
Normas y especificación. Inspección de pruebas. Registros de inspecciones. Métodos de recuperación.
MERCADOTECNIA.
La mercadotecnia o marketing consiste en un conjunto de principios y prácticas que se llevan a cabo con el objetivo de aumentar el comercio, en especial la demanda. El concepto también hace referencia al estudio de los procedimientos y recursos que persiguen dicho fin. La mercadotecnia implica el análisis de empresas. Su intención es retener y fidelizar a los clientes actuales que tiene una organización mientras que intenta sumar nuevos compradores.
FUNCIONES:
1. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS: es una herramienta necesaria para el ejercicio del marketing. Este tipo de investigación permite generar un diagnostico acerca de los recursos, oportunidades, fortalezas, capacidades, debilidades y amenazas de una organización.
2. PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL PRODUCTO: Un producto es un conjunto de atributos tangibles e intangibles que abarcan empaque, color, precio, calidad y marca. Además del servicio y la reputación del vendedor; el producto puede ser un bien, un servicio, un lugar, una persona o una idea.
Empaque. Marca.
3. PRECIO: es el pago o recompensa asignado a la obtención de un bien o servicio o, más en general, una mercancía cualquiera.
4. DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA: Distribución logística la es una distribución de probabilidad continua cuya función de distribución es la función logística, que aparece en el contexto de la regresión logística y determinados tipos de redes neuronales. Se parece a la distribución normal en su forma, pero tiene colas más pesadas (y, por lo tanto, mayor curtosis).
5. VENTAS: Es el proceso personal o impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos (del vendedor y el comprador).
6. COMUNICACIÓN: Es la transmisión o intercambio de ideas, opiniones o información mediante el habla, la escritura o los signos.
Promoción y ventas. Publicidad Relaciones públicas.
FINANZAS.
Son las actividades relacionadas con los flujos de capital y dinero entre individuos, empresas o estados. por extensión también se denomina finanzas al análisis de estas actividades como como especialidad de la economía y la administración, es decir a una rama de la economía que se dedica de forma general al estudio del dinero, y particularmente está relacionado con las transacciones y la administración del dinero.
FUNCIONES:
1. FINANCIAMIENTOS: Es el conjunto de recursos monetarios financieros para llevar a cabo una actividad económica, con la característica de que generalmente se trata de sumas tomadas a préstamo que complementan los recursos propios. Recursos financieros que el gobierno obtiene para cubrir un déficit presupuestario. El financiamiento se contrata dentro o fuera del país a través de créditos, empréstitos y otras obligaciones derivadas de la suscripción o emisión de títulos de crédito o cualquier otro documento pagadero a plazo.
Planeación financiera. Relaciones financieras. Tesorería. Obtención de recursos. Inversiones.
2. CONTRALORIA: Función del área financiera de la empresa que se dedica a obtener, custodiar y manejar la información necesaria para el control del dinero y otros recursos.
Contabilidad general. Contabilidad de costos. Presupuestos. Auditoria interna. Estadísticas. Crédito y cobranzas. Impuestos.
RECURSOS HUMANOS (R.R.H.H).
Una empresa cuenta con diversos tipos de recursos que le permiten funcionar y alcanzar sus metas. Los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad.
El concepto también se utiliza para nombrar al departamento, la oficina o la persona que se dedica a analizar, elegir, contratar, formar y retener a los trabajadores de una compañía.
FUNCIONES:
1. CONTRATACION Y EMPLEO: Acuerdo por el cual una persona natural (trabajador) se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo dependencia o subordinación y a cambio de un salario.
Reclutamiento. Selección. Contratación. Introducción/inducción. Promoción, transferencias y ascensos.
2. CAPACITACION Y DESARROLLO: La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, produzca resultados de calidad, proporcione excelentes servicios a sus clientes, prevenga y solucione anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.
El Desarrollo se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar.
Entrenamiento. Capacitación. Desarrollo.
3. SUELDOS Y SALARIOS: El salario (también llamado sueldo, soldada o estipendio) es la suma de bienes o dinero que recibe de forma periódica un trabajador de su empleador por un cierto periodo de trabajo o un producto determinado de su trabajo.
Análisis y evaluación de puestos. Calificación de méritos. Remuneración y vacaciones.
4. RELACIONES LABORALES: Son aquellas que se establecen entre el trabajo y el capital en el proceso productivo. En esa relación, la persona que aporta el trabajo se denomina trabajador, en tanto que la que aporta el capital se denomina empleador, patronal o empresario. El trabajador siempre es una persona física, en tanto que el empleador puede ser tanto una persona física como una persona jurídica. En las sociedades modernas la relación laboral se regula por un contrato de trabajo en el cual ambas partes son formalmente libres
Comunicación. Contratos colectivos de trabajo. Disciplina. Investigación de personal. Relaciones de trabajo.
5. SERVICIOS Y PRESTACIONES: Son aquellos bienes, instalaciones, facilidades o actividades que se proporcionan por la organización a sus trabajadores, además de lo estrictamente debido por su labor, con el fin de lograr que obtenga un beneficio ligado algún modo con su trabajo
Actividades recreativas. Actividades culturales. Prestaciones.
6. HIGIENE Y SEGURIDAD INDIVIDUAL: Se refiere a un conjunto de normas y procedimientos tendientes a la protección de la integridad física y mental del trabajador, preservándolo de los riesgos de salud inherentes a las tareas del cargo y al ambiente físico donde se ejecutan.
Está relacionada con el diagnóstico y la prevención de enfermedades ocupacionales a partir del estudio y control de dos variables: el hombre - y su ambiente de trabajo, es decir que posee un carácter eminentemente preventivo, ya que se dirige a la salud y a la comodidad del empleado, evitando que éste enferme o se ausente de manera provisional o definitiva del trabajo.
Servicio médico. Campañas Ausentismos y accidentes.
7. PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: La planeación de recursos humanos es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de ésta además de hacia afuera. Su propósito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, a fin de alcanzar las metas de la organización.
Inventario de recursos humanos. Rotación. Auditoria de personal.
VENTAS.
Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
FUNCIONES:
Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.
Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.
Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.
Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.
Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.
Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.
Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.
Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.
Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.
Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.
Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.
SISTEMAS.
El área de informática o sistemas es imprescindible para el manejo y control de la información dentro de una organización. Esta área puede ser staff o lineal en incluirse en algunas de las otras afeas funcionales, dependiendo de la magnitud y volumen de información, así como de las características de la empresa. Las principales actividades que se efectúan en esta área son: análisis y diseño de sistemas, banco de datos, procesamiento, edición, mantenimiento de hardware y telecomunicaciones.
FUNCIONES.
1. Controla la información de la empresa:
2. Verificar la instalación correcta de servidores:
3. Alta y baja de usuarios:
4. Instalación de programas(software) necesarios para la operación de la empresa:
5. Mantenimiento de discos de usuarios:
6. Administración de las listas/ cadenas de correos:
7. Copia de seguridad de los datos (backup):
8. Instalación, configuración y mantenimiento de servicios como:
E-mail. Proxies. Web ftp
9. diseño y configuración de la red:
COMPRAS:
El departamento de compras de organiza para efectuar todas las compras necesarias para el funcionamiento de la empresa: materias primas, insumos y de todo tipo, cotiza los mejores precios y condiciones de compra, plazos de pagos, tiene la información de los proveedores y realiza todas las gestiones de compras según los requerimientos que recibe de las otras áreas (producción, administración, ventas).
Funciones:
Listas de precios con o sin impuestos. Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar. Facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito). Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas) . Comisiones por vendedor, cliente y artículos. Liquidación de comisiones a representantes por ventas. Emisión de comprobantes por lote. Manejo de administración de compras sujetos no categorizados y mono tributo. Régimen de percepciones en la facturación. Retenciones a proveedores. Control de créditos de clientes. Control de stock por unidades. Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores. Cuentas corrientes de clientes y proveedores. Múltiples turnos administración de compras y cajeros. Estadísticas de venta y de compra por múltiples administración de compras criterios. Agrupamientos y sub agrupamientos de artículos.
AUTORIDAD Y PODER.
Antes e concentrarnos en la autoridad en una organización, conviene distinguir entre autoridad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos. La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de poder, pero de poder en el marco de una organización.
El poder también puede provenir de la experiencia de una persona o grupo. Este es el poder del conocimiento. Médicos, abogados y profesores universitarios están en condiciones de ejercer considerable influencia en los demás por el respeto que se les tiene en razón de sus conocimientos especializados. Asimismo, el poder también puede existir como poder de referencia, esto es, como la influencia que pueden ejercer personas o grupos dado que los demás creen en ellos y sus ideas. En este sentido, Martin Luther King poseía un poder legítimo casi nulo, pero en virtud de la fuerza de su personalidad, ideas y capacidad oratoria influyo enormemente en la conducta de muchas personas. De la misma manera, también una estrella de cine o un héroe militar podría poseer un poder de referencia considerable.
Adicionalmente, el poder también puede ser producto de la capacidad de una persona para otorgar recompensas.
EMPOWERMENT.
En los últimos años se ha puesto de moda la promoción de diversas concepciones del empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores. La idea en la que se basa el empowerment es quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, en el entendido de que poseen las aptitudes requeridas para ello. En realidad, el sustento histórico de la idea del empowerment radica en las propuestas sobre sugerencias, enriquecimiento de funciones y participación de los empleados. Además, los conceptos de delegación que se expondrán en secciones posteriores de este capítulo también están estrechamente relacionados con el empowermrnt.
Tanto la delegación como el empowerment son cuestión de grado. Implican asimismo que empleados y equipos acepten la responsabilidad de sus acciones y tareas. Conceptualmente, esto puede ilustrarse de la siguiente manera:
El poder debe ser igual ala responsabilidad. (p=r) Si el poder es mayor que la responsabilidad (p>r), el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable de sus acciones. Si la responsabilidad es mayor que el poder (r>p), el resultado podría ser la frustración de los subordinados, dado que carecen el poder necesario para desempeñar las tareas que son responsables.
EMPOWERMENT EN GRUPO INDUSTRIAS RESISTOL.
Según Pablo Pablo Juárez Vallejo, gerente corporativo de personal de grupo industrias Resistol (GIRSA), para alcanzar el objetivo de que las empresas del grupo sean realmente capaces de producir con calidad, al mismo tiempo que productivas, competitivas y, por consecuencia, rentables, los planes estratégicos y los programas de acción que se diseñen para ello deben considerar que es posible lograrlo mediante el involucramiento de todos los que participan, es decir, deben incluirse de manera explícita a los trabajadores y organizaciones sindicales que los representan y, naturalmente, a la empresa. Las bases de una visión como la expresada anteriormente implican que las estrategias de negocios tengan relación directa con una cultura laboral acorde a los fines que GIRSA se ha propuesto.
En la práctica, tal como dicha empresa se lo ha planteado, para alcanzar el éxito el vínculo entre estrategias y operaciones deben ser totalmente visible mediante un grado elevado de participación de todos los trabajadores en un proceso de mejora continua. Para fomentar esta participación, la empresa ha dado un importante paso al facultar a su personal para que tome decisiones, situación que ha dado lugar a que GIRSA pueda continuar siendo altamente competitiva en el nuevo maco de los negocios en Latinoamérica, así como en el entorno globalizado.
Entre los logros están haber obtenido la certificación ISO 9000, señal inequívoca de la presencia de procesos operativos y administrativos capaces de trabajar para producir con calidad, así como condiciones internas que actúan a favor del cumplimiento de este requisito básico para ser competitivos. Asimismo., la empresa provecha las ventajas del involucramiento de los trabajadores para estos obtengan beneficio directo, permitiéndoles participar directamente en la mejora de las condiciones del trabajo. Por otra parte la empresa ha sido capaz de mejorar sus sistemas de atención a clientes y simultáneamente mantener un alto grado de responsabilidad social, tal como lo demuestra su proyecto de reordenamiento ecológico (que se desarrolla y en la actualidad alcanza ya varias fases), que indudablemente le serán de utilidad a medida que se vuelve imperativo el desarrollo y establecimiento de sistemas de operación que cumplan con los contenidos de las normas ambientales ISOO 14000.
